外函〔2008〕28号

各学院：

    为了鼓励我校教师与外国专家学者开展实质性交流与合作，我校从2008年起对外国文教专家重点项目加大了支撑力度，经过审核可以为聘请的外国专家和学者支付往返国际旅费。为了方便项目负责人对外联系和办理有关报销事宜，经与学校财务处沟通，现就外国文教专家重点项目来校专家机票购买和报销的有关事宜通知如下：

一、关于机票购买

    1、项目负责人填写《外国专家来访接待表》报国际交流合作处审核，以确认能否为聘请专家提供往返国际机票；
    2、经国际交流合作处批准后，项目负责人与聘请专家沟通，确定来华时间、行程和机票价格报国际交流合作处；
    3、经国际交流合作处寻价比较，以最低价为准购买机票；
    4、机票款先由专家本人或项目负责人垫付，来校后报销。报销币种为人民币，如需外币，项目负责人可自行到银行换购。
 
二、关于机票报销程序

    1、项目负责人填写“北京理工大学支出证明单”，在“事由”对应栏中写明“批准项目号、来访专家国别、姓名和时间”；在“金额”栏中按实际购买币种填写所购机票的金额；
    2、国际交流合作处审核（主楼215，刘艳红，电话：68914207）；
需提供材料：
    （1）购买机票的收据或发票原件（网上自行购票者，需提供信用卡刷卡记录凭证）；
    （2）机票复印件；
    （3）乘机人的护照美高梅网上注册平台、签证页复印件；
    3、由项目负责人到财务处报销。

    上述材料为机票报销的必备材料，请项目负责人提前通知受聘专家准备和留存以上材料，以避免造成不必要的麻烦。

国际交流合作处

二○○八年六月二十三日